Le « Business Process Management » (BPM) est un terme anglais qui peut être traduit par « Gestion des processus métiers ». Il est utilisé afin de désigner les logiciels servant à modéliser, orchestrer et automatiser les processus métiers grâce à une interface réactive. L’ensemble des étapes du processus, depuis l’analyse jusqu’à l’implémentation, constitue le BPM. Découvrez tout ce qu’il faut savoir au sujet de cet outil très avantageux pour les entreprises.
Les principes du Business Process Management ou BPM
La démarche du Business Process Management ou BPM est une manière de concevoir le business et faire preuve de réactivité face à diverses contraintes. Elle doit inclure les flux de données au sein de processus métiers pour que ces derniers soient optimisés. Elle doit également augmenter la performance des équipes métiers. Cet outil donne une vision globale sur les différents services des entreprises et permet de voir leur avancement dans toutes les tâches qui leur sont attribuées.
Le BPM vise de plus à faire la répartition automatique des services. Cela a l’avantage de réduire les erreurs de traitement de manière drastique. Ainsi, le processus BPM peut être considéré comme un ensemble de phases à réaliser en série ou en parallèle. Si certaines sont obligatoires, d’autres sont optionnelles. Le tout est piloté avec agilité selon le contexte spécifique à chaque instance du processus. D’après les explications d’Anakeen, le BPM améliore donc la compréhension du fonctionnement des différents services de l’entreprise, tels que :
- le service achat,
- le service SI,
- le pôle qualité,
- le HelpDesk,
- le service des ventes,
- le service RH…
Il permet alors de faire l’analyse et la fluidification des processus mis en place afin d’améliorer la performance. Le BPM doit être confié à des professionnels du travail collaboratif, pour que l’entreprise puisse bénéficier de conseils et de services sur mesure.
L’importance des workflows collaboratifs dans le BPM
Pour commencer, il faut comprendre le terme « workflow », qui est une expression anglaise signifiant « processus de travail ». Il est utilisé afin de désigner un processus « animé », autrement dit une suite d’événements et de tâches. Les missions, les données, les informations ainsi que les activités réalisées par les équipes au sein d’une entreprise vont suivre un flux déterminé et ordonné pour atteindre des résultats attendus. Actuellement, les entreprises doivent s’aider de technologies innovantes. Ces dernières visent à bénéficier de la performance de logiciels permettant d’automatiser les processus utilisés quotidiennement dans leur activité.
Le BPM tient une place centrale lorsque l’on parle d’outils de workflow puisqu’il s’agit d’un ensemble de règles, de méthodes et de normes ayant des fonctions beaucoup plus larges que le workflow lui-même. Il est possible de l’utiliser afin de procéder à la modélisation des processus, mais aussi à leur automatisation grâce à un tableau de bord qui apporte les informations en temps réel sur leur performance. Cette modélisation fait en sorte que le suivi et le contrôle puissent appréhender le workflow dans les composantes d’un système plus important. Il est considéré comme l’une des fonctions du Business Process Management.
Les données structurées intégrées au sein des processus métiers modélisés
Modéliser les processus métiers signifie représenter de façon schématique et graphique l’organisation de toutes les tâches qui constituent le cœur de métier d’une entreprise. Il s’agit d’une solution née du besoin de l’entreprise d’optimiser son organisation de manière agile et réfléchie. Il s’agit néanmoins d’une étape cruciale permettant par la suite de créer un logiciel spécifique qui est vraiment adapté aux exigences et caractéristiques des métiers concernés, et permettant la génération de gains attendus.
L’intégration de données structurées au sein de processus métiers modélisés peut être utile, quel que soit le type de structure : entreprise, administration, collectivité, association… Tout doit commencer par l’optimisation de leurs processus en les scrutant à la loupe, puis en les intégrant à un SI dédié à leurs activités respectives. Il est ainsi possible d’obtenir une application métier sur mesure, avec des fonctionnalités qui rendent les processus opérationnels. Ces derniers permettent de plus la génération des optimisations et des performances associées au quotidien.
Utiliser une application métier présente l’avantage d’avoir un outil ayant été conçu sur mesure pour l’entreprise, répondant à ses besoins et suivant ses process à la lettre. Il s’agit aussi d’un moyen de se démarquer et d’innover vis-à-vis des concurrents. Une application est une solution évolutive et pérenne à long terme et elle ne requiert pas de frais de licence récurrents. Par ailleurs, il n’y a pas de limite dans le nombre d’utilisateurs. Les fonctionnalités d’une application métier sont toutes essentielles, il n’y a pas de superflu, car elle a été personnalisée selon les besoins de l’entreprise.
