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Fournisseurs : pourquoi vous devriez passer à la dématérialisation de vos factures ?

Comment optimiser la gestion de votre TPE ?

Être fournisseur d’une ou plusieurs entreprises est toujours une tâche complexe. En effet, il est nécessaire de gérer les commandes, le stock, les factures, les avoirs ou même vos propres fournisseurs ! La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible d’optimiser cela, notamment grâce à la dématérialisation des documents, dont ceux en relation avec la facturation. D’ailleurs, cela apporte même plus de bénéfices que l’on ne le pense de prime abord ! Comment cela se passe-t-il ? On fait le point avec vous.

Dématérialiser vos factures de fournisseur : une obligation française en 2024 !

À partir du 1ᵉʳ juillet 2024, les factures BtoB (entre entreprises) devront obligatoirement être électroniques. D’ailleurs, cela va même plus loin puisque chaque entreprise devra utiliser une plateforme numérique qui sera accréditée par l’administration fiscale. Afin de prendre de l’avance et être prêt à cette date, vous pouvez dès maintenant dématérialiser l’ensemble de vos factures. En effet, en mettant en place un outil de dématérialisation et plus globalement un logiciel de gestion électronique des documents (GED), cela vous permettra d’être immédiatement opérationnel. 

Au-delà du côté numérique de la facture, c’est aussi d’autres avantages pour vous en tant que fournisseur : suivi des facturations (notamment concernant les délais), gestion de délégation possible, facilité globale d’utilisation, gain de temps et d’argent (économie sur l’envoi des factures), etc. Bref, même si cela devient une obligation légale, cela reste intéressant pour votre entreprise de fourniture !

Allez plus loin avec la GED

Pour aller plus loin, sachez qu’un logiciel GED (gestion électronique des documents) ne vous permet pas uniquement de gérer les factures pour une entreprise. Non, c’est aussi une solution complète pour dématérialiser vos contenus ! En effet, ce type de logiciel a plusieurs utilités :

  • Tous les documents se retrouvent dans un espace unique et accessible par chaque collaborateur de votre entreprise,
  • L’accès peut se faire à n’importe endroit de la planète, pour peu que vous ayez une connexion à internet (ordinateur, smartphone…),
  • Traçabilité des documents enregistrés,
  • Indexation des documents (pour une meilleure recherche),
  • Les processus métiers seront alors de plus en plus dématérialisés,
  • Respect du RPGD
  • Etc.

Bref, vous l’aurez compris, utiliser un logiciel GED, c’est faire le choix d’un espace unique pour toutes vos données, et ce, aussi bien pour les factures que pour les autres documents de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, travailler avec un tel logiciel permet de gagner grandement en productivité, et donc à vos équipes d’être plus performantes. C’est un véritable cercle vertueux qui se met en place, qui assurera, à terme, d’atteindre plus facilement les objectifs fixés.

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