La gestion électronique des documents ou le système d’archivage électronique sont deux solutions informatiques qui permettent de réussir un projet de dématérialisation. Pour bénéficier de tous leurs avantages, il est important de les déployer convenablement. Découvrez ici les astuces à suivre pour mettre en place un logiciel SAE ou GED dans votre entreprise.
Faire une étude de faisabilité cohérente
L’étude de faisabilité est indispensable pour examiner divers points relevant des aspects organisationnels, techniques, financiers et juridiques. Pour un résultat satisfaisant, impliquez toutes les directions de votre organisation et tous les représentants des métiers concernés par le SAE ou la GED. Ensuite, rédigez un cahier de charges technique contenant des éléments spécifiques en fonction de chaque solution.
Pour un logiciel GED, le cahier de charges doit contenir les modules de traitement automatisés, les processus de réception des documents. Pour un SAE, choisissez si vous allez stocker vos documents en ligne ou sur des supports amovibles. Par ailleurs, pour mettre en place un GED ou un SAE, assurez-vous que votre étude de faisabilité suit une logique précise.
Analyser toutes les propositions reçues
En fonction du contenu du cahier des charges, des prestataires vous feront de nombreuses propositions spécifiques. Vous devrez donc tenir compte de quelques éléments pour choisir la solution qui vous convient le plus. Dans un premier temps, vérifiez si le logiciel SAE ou GED est adéquat aux besoins de votre entreprise.
Ensuite, assurez-vous que le prestataire choisi présente des garanties de pérennité. Pour un logiciel GED, vérifiez les formats gérés et les types de documents gérés par la solution. Vérifiez aussi les connecteurs disponibles et l’ergonomie du logiciel. Enfin, tenez compte du prix de la solution.
Mettre en place un comité de pilotage
Après avoir choisi le logiciel SAE ou GED qui vous convient, mettez en place en interne un comité de pilotage. Pour un travail de qualité, le comité doit être composé de juristes, de financiers, d’informaticiens ou d’archivistes. Ce groupe de travail doit vérifier et valider les spécifications mises en place. En effet, le déploiement d’un SAE ou d’une GED est un travail de fond capable de bousculer les usages au sein de votre entreprise.
La mise en place du comité de pilotage permet d’impliquer toutes les différentes parties concernées. Cela augmente les chances de réussite de votre projet. Enfin, ce comité va déterminer les services, les fonctions et les documents qui seront utilisés pour le premier test avec la solution informatique.
Sensibiliser les collaborateurs après la mise en place du logiciel SAE ou GED
Dans une entreprise, la mise en place d’un logiciel SAE ou GED provoque des changements importants. À ce titre, conduisez convenablement le changement pour ne pas rencontrer de résistances. Dans un premier temps, expliquez correctement les objectifs du projet et mettez en valeur les gains de la dématérialisation pour les collaborateurs.
Par exemple, mettez un accent sur le gain de temps et la réduction des erreurs. Ensuite, permettez à vos collaborateurs de s’exprimer et recueillez leurs besoins. Enfin, formez-les à l’usage du logiciel SAE ou GED et mettez en place une assistance technique.
