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Pourquoi et comment digitaliser votre activité de transport 

Les secteurs d’activités sont de plus en plus nombreux à se tourner vers la digitalisation, car elle leur permet de gérer plus facilement leurs processus. Le secteur du transport et de la logistique est quant à lui peu digitalisé. Il s’agit pourtant d’un indispensable pour garantir l’efficacité des entreprises. En effet, les membres d’une société de transport doivent s’échanger des informations de façon permanente dans le cadre de leur activité. Que gagnez-vous à digitaliser votre activité de transport et comment le faire ?

Les avantages de la digitalisation pour votre entreprise de transport

L’usage d’une solution d’automatisation de vos processus comme GED transport, offre plusieurs avantages à votre entreprise. Ces derniers concernent aussi bien votre personnel que vos factures.

Une meilleure gestion de vos ressources humaines

Un outil de digitalisation performant vous facilite la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Grâce à son utilisation, vous parvenez à centraliser les informations pour les piloter et les partager plus facilement avec votre personnel. Les documents internes de votre boîte par exemple sont désormais facilement disponibles.

Que vous ayiez besoin du registre du personnel, celui de délivrance des livrets individuels de contrôle ou celui des délégués du personnel, leur accès sera plus rapide. Par ailleurs, avec un logiciel, vous pourrez automatiser diverses procédures en rapport avec votre personnel. L’outil vous permettra par exemple d’automatiser le processus de validation de divers documents. De même, les procédures de demande de congés et de gestion de notes de frais seront plus faciles à engager.

Les échanges de données et documents avec vos collaborateurs sont également facilités grâce à l’outil digital. Cela est très utile lorsque ceux-ci se trouvent dans des zones géographiques différentes. De plus, lorsque vous souhaitez collaborer avec un nouvel employé, vous pouvez lui signer le contrat sans que ce dernier se déplace. Il est en effet possible de le signer de façon électronique.

Une bonne gestion de vos factures fournisseurs

La gestion de factures est un indispensable lorsque vous êtes une entreprise qui propose des prestations. Le secteur du transport ne fait pas exception. Vous devez gérer vos factures fournisseurs. Un logiciel adapté peut vous aider à le faire plus facilement, et ce, sur plusieurs points. Avec cet outil, vous pouvez faire un dépôt de vos factures qu’elles soient en version papier ou numérique.

Le logiciel permet une lecture automatique des informations importantes qui y sont inscrites. Il s’agit entre autres de la date, du fournisseur et du montant. Par ailleurs, avec un outil digital, vous pouvez mettre en place des circuits de validation qui vont favoriser une amélioration du traitement des factures et de leur paiement.

De même, l’outil permet d’intégrer les écritures comptables à votre logiciel comptable. En outre, grâce à l’outil de digitalisation, vous êtes en mesure de suivre en temps réel les envois de facture et des délais de paiement.

Une optimisation de vos tournées

Certains outils de digitalisation dans le transport vous permettent d’optimiser vos tournées, ce qui a de nombreux avantages. L’optimisation des tournées vous permet de réduire les coûts de transport et les kilomètres parcourus. En effet, grâce à cette solution, vous pouvez diminuer les coûts de transports de 5 à 15 %.

Le but du logiciel étant d’optimiser les tournées, la productivité de vos équipes est grandement améliorée. De plus, le taux d’exploitation des ressources à votre disposition est plus important. Un tel résultat est obtenu grâce à la réorganisation de plusieurs détails. Il s’agit entre autres de l’ordre de passage et du nombre de tournées à effectuer.

La longueur des tournées ainsi que leur durée sont également prises en compte. Il faut également préciser que les contraintes spécifiques liées aux réalités du terrain comptent parmi les éléments considérés pour optimiser les tournées.

Les moyens pour digitaliser votre activité de transport 

Pour digitaliser les processus de votre entreprise de transport, vous pouvez passer par certaines étapes.

Veillez à disposer des informations requises

Pour passer à la digitalisation de votre entreprise, vous devez commencer par vous assurer de posséder certaines informations en version numérique. Il s’agit ici des informations clients et celles concernant les moyens dont vous disposez pour votre activité. Cela concerne les équipements, les ressources humaines, les véhicules à votre disposition.

En général, ce type d’information se trouve dans votre système d’information de base. Lorsque ce n’est pas le cas, vous pouvez digitaliser rapidement le processus grâce à des outils. Vous pouvez par exemple importer les données concernées dans votre logiciel transport en utilisant un fichier type Excel.

Trouvez l’outil adapté

Au-delà des informations, il vous faudra trouver un logiciel qui correspond véritablement aux besoins de votre entreprise de transport. Vous aurez ici le choix en plusieurs types de solutions informatiques. Il y a donc les solutions d’optimisation des tournées. Elles sont adaptées pour les livraisons et les collectes. Vous trouverez également des logiciels de planification d’itinéraires optimisés.

Ces outils sont spécialement conçus pour les flottes poids lourds. En dernier, vous avez les solutions TMS qui sont des systèmes de gestion des transports. Il vous revient donc d’évaluer les besoins de votre entreprise pour choisir le type de logiciel qui convient le mieux.

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